Help - Notities naar Excel

Doel Instellingen Naam uitvoerbestand Uitvoerbestanden Selectie bestand Versielog
Even geduld a.u.b.

het menu wordt geladen...

Doel

Doel is de notitieblokken van Aldfaer over te zetten naar Excel of een ander spreadsheet programma.

 
Contact de auteur Han Kortekaas
 
Klik hier voor een uitvoervoorbeeld wat n het inlezen in Excel, met bewerkingen 'data naar kolommen' en 'sorteren op de kolom Sorteer Diakrieten' er uitziet als dit voorbeeld. (wordt geopend in Uw browser)

Instellingen

Als het sjabloon wordt gestart wordt het nevenstaande menu getoond. In de balk is de naam van het sjabloon zichtbaar met het versienummer. Dat versienummer hoeft niet het nummer van deze getoonde afbeelding te zijn:

Indien gekozen wordt voor de gebruiksaanwijzing dan zal na het tonen daarvan het sjabloon beindigd worden.

Zodra een rapport gemaakt is wordt de tweede keuze zichtbaar en kan het laatste rapport opgevraagd worden.

De mogelijke keuzen bestaan eigenlijk allemaal uit het veranderen van de huidige persoonlijke instelling. Wordt niets gewijzigd, dan is de klik op OK (of de ENTER toets) voldoende om het rapport te starten.

Wordt er wl een verandering gewenst dan moet(en) de desbetreffende regel(s) aangevinkt worden, waarna er per regel een vervolg kan komen. Nadat alle vragen beantwoord zijn start het sjabloon met de daadwerkelijke uitvoering.


Gegevens
De notities kunnen geselecteerd worden. Een en ander spreekt voor zichzelf. De gemaakte keuze wordt vastgelegd.

Let op!!
De tekstblokken worden nagekeken en gecorrigeerd op het teken " .
Dit teken veroorzaakt problemen voor Excel en wordt omgezet naar een enkele quote.

Tip! Excel 2000/2003 heeft een limiet van 65.536 regels. Als er meer regels zijn kies dan voor de personen in delen over te brengen. Let op dat door huwelijken meerdere regels per persoon worden gemaakt. Reken daarom met ca 80% van de personen.
Tip! Voorwaarde voor een nieuw Excel bestand is dat die een andere naam moet hebben dan een geopend bestand dat u probeert weg te schrijven. Met andere woorden; Excel eerst afsluiten vrdat u dit rapport maakt.

Rapportuitvoer
De standaard bestandsnaam van de rapportuitvoer kan zelf gewijzigd worden. Indien een wijziging gewenst wordt komt in een nieuw venster de naam van de stamboom als wijzigbaar voorstel, met weglating van vreemde tekens.
De gekozen naam wordt in kleine letters bewaard; in geval dat er van naam gewisseld moet worden kan er gekozen worden uit de opgeslagen namen f een nieuwe ingevoerd worden.

Wordt de lijst te groot dan kan eventueel een opgeslagen naam verwijderd worden. In dat geval wordt er geen nieuw excel overzicht aangemaakt.


Uitvoerbestanden

In de blauwe balk van het nevenstaande venster kunt u het pad zien waar de rapportuitvoer zal worden opgeslagen. Deze map wordt ook wel 'doelmap' genoemd. U kunt dit volledige (hoofd)pad zien bij het Menu Instellingen en wel bij de Rapporten --> Bestanden en het onderdeel 'Rapport uitvoer'.
Om naar deze instellingen te gaan kunt u gebruikmaken van de toetscombinatie " CTRL + i "

Dit sjabloon vraagt een extra naam, die daaraan wordt toegevoegd.


Wordt in de instellingen 'Verander (getoond padnaam)' aangevinkt dan zal ingave van een submapnaam gevraagd worden.

De ingave wordt gecontroleerd op door Windows niet toegestane tekens in een mapnaam. Als deze er wel zijn dan volgt een foutboodschap en er zal wederom naar de submap worden gevraagd.

In de uitvoermap komen de volgende rapporten
  • zelf in te stellen rapportnaam.txt, het rapport met de gegevens.
    Klik hier voor een beschrijving hoe een Excel bestand verder afgewerkt kan worden. (wordt geopend in Uw browser)
  • gereed.html, aan het eind van het sjabloon wordt de gereedmelding getoond.
  • geenoutput.html, indien er geen rapport gemaakt is.
  • excel_notes_personal_settings.cfg, een bestand met de persoonlijke instellingen die bij een volgende start van het sjabloon gebruikt gaan worden.
  • log.html, iedere stap in de uitwerking van het sjabloon wordt voor eventuele onderhoudsdoeleinden vastgelegd.

Deelselectie

Het gehele bestand kan verder uitgesplitst worden naar kleinere delen, bijvoorbeeld voor alleen het nageslacht van een persoon of van een familie. Uitgangspunt is een soortgelijke selectie als in Aldfaer, hoewel bij sommige rapporten voor een aangepaste selectie kan worden gekozen.
  • Volledig bestand: alle personen
  • Uitsluitend overledenen:alle overledenen, waarschijnlijk ovl en personen met toestemming
  • Nageslacht oudste voorvader van hoofdpersoon: oudste voorvader en de mannelijk- en vrouwelijke lijn
  • Bestand op te geven naam(namen) (sorteer als): alle personen van die sorteer als naam/namen
  • Nageslacht hoofdpersoon: zijn/haar ouders, partners en ex-partners, kinderen/partners , schoonouders
  • Gezin hoofdpersoon: partners,ex-partners en kinderen
  • Hoofdpersoon en partners: partners en ex-partners
  • Voorgeslacht van hoofdpersoon: (voor)ouders, partners en ex-partners, zijn/haar kinderen
    Bij deze kwartierstaat wordt gelet op de Instellingen voor Kinderen en Getuigen. Indien de 'Kinderen' aan staan, dan worden ook alle schoonouders in de verzameling opgenomen.
  • Voor- en nageslacht hoofdpersoon: voor- en nageslacht van de hoofdpersoon
    Deze keuze komt geheel overeen met de Aldfaer groep Voor- en nageslacht en, als de getuigen in de instellingen zijn aangevinkt worden deze ook meegenomen.
 
Er is n selectie die een nadere toelichting behoeft: de selectie van een of meer bepaalde naam/namen volgens de 'sorteer als' methode.
Na het aanvinken volgt een venster met twee mogelijkheden;
  • Namen overnieuw vaststellen en vervolgens selecteren.
    De gemaakte keuze wordt vastgelegd in de persoonlijke instellingen.
  • Eerder vastgelegde namen gebruiken.
Nadat er gekozen is voor een nieuwe totaal selectie zal het programma altijd de laatste keuze voorstellen, tenzij de gebruiker anders wil.

Na het aanvinken van het nieuw opbouwen van namen volgt een venster met de beginletters van de familienamen, waaruit n of meerdere letters aangevinkt kunnen worden. Het daarop volgende venster geeft de corresponderende familienamen.


 

Valid XHTML 1.0 Strict Versielog

VersieDatumAktie
7.0315-09-2016Vanaf deze versie kan voor het rapport een variabele bestandsnaam opgegeven worden. Deze bestandsnaam mag alleen bestaan uit alfanumerieke tekens.
  Er is een aparte kolom gemaakt om de sorteer als achternaam op te geven. Indien niet opgegeven bij de Onderhoud achternaam dan wordt de Achternaam gegeven.
  Op aangeven van Paul Kallenberg is ook een kolom opgenomen om de Achternaam, rekening houdend met diakritische tekens, te kunnen sorteren.
  De versie van het sjabloon wordt nu ook bewaard.
   
7.0812-02-2016Toegevoegd is de uitvoer van de Code
  Verschuiving bij keuze nageslacht is opgelost.
  
7.0230-07-2015De uitvoer wordt uitsluitend naar een tekstbestand geschreven. De keuze voor de format *.xls is niet meer in het sjabloon mogelijk.
  Aansluiting nieuwe bibliotheek
  
6.0101-11-2010Aansluiting aan bibliotheek versie 6

5.0108-10-2010Initiele versie, gebaseerd op het sjabloon Personenlijst naar Excel, aangepast voor de notitieblokken. Deze blokken worden overgezet 'as -is'. Er vindt dus geen controle op bijzondere tekens plaats behoudens het teken ".