Help - Correspondentie

Doel Instellingen Uitvoerbestanden Rapporten Aanhef Selectie Versielog
Even geduld a.u.b.

het menu wordt geladen...

Doel

Doel van het sjabloon is het verzorgen van correspondentie, gebruik makend van persoonlijke adressen.
Gemaakte brief- of e-mailteksten kunnen worden opgeslagen en weer gewijzigd worden.
 
Correspondentie moet aan alle personen mogelijk zijn, reden waarom het Aldfaer Privacy Filter niet actief mag zijn. Het sjabloon zorgt er voor dat personen, die bij de Tab Diversen zijn aangemerkt als 'niet publiceren', uitgesloten worden van etiketten, brieven of e-mail.
 
Behoudens de lijst met alle adressen wordt gefilterd op in leven zijnde personen.
 
Het sjabloon biedt 4 hoofdfuncties, die elk weer één of meer deelfuncties hebben:
1. Adressenlijst met 3 mogelijkheden:
  • Adressen op naam of postcode
  • Adressen nageslacht
  • Een lijst met alle adressen
2. Etiketten met 3 mogelijkheden:
  • Etiketten in Word
  • Etiketten in Excel
  • Etiketten in Dymo
3. Brieven in Word, t.b.v. mailings
4. E-mail funktie met 3 mogelijkheden:
  • Lijst met aanklikbare e-mail adressen
  • Adresboek voor Thunderbird maken en dan mailen
  • E-mail versturen vanuit de doelmap
 
Contact de auteur Han Kortekaas
 
Klik hier voor een Excel uitvoervoorbeeld (wordt geopend in Uw browser)

Instellingen

Als het sjabloon wordt gestart wordt het nevenstaande menu getoond. In de balk is de naam van het sjabloon zichtbaar met het versienummer. Dat versienummer hoeft niet het nummer van deze getoonde afbeelding te zijn:

Indien gekozen wordt voor de gebruiksaanwijzing dan zal na het tonen daarvan het sjabloon beëindigd worden.

Zodra een rapport gemaakt is wordt de tweede keuze zichtbaar en kan het laatste rapport opgevraagd worden.

De mogelijke keuzen bestaan eigenlijk allemaal uit het veranderen van de huidige persoonlijke instelling. Wordt niets gewijzigd, dan is de klik op OK (of de ENTER toets) voldoende om het rapport te starten.

Wordt er wèl een verandering gewenst dan moet(en) de desbetreffende regel(s) aangevinkt worden, waarna er per regel een vervolg kan komen. Nadat alle vragen beantwoord zijn start het sjabloon met de daadwerkelijke uitvoering.


Vanaf de vierde keuze , 'Verander rapport....', kunnen de diverse onderwerpen ingesteld worden. Zo zult u voor de eerste keer van het sjabloon zien dat er al een aantal zijn ingevuld. Om deze te wijzigen vinkt u het onderwerp aan. In de hierboven getoonde index kunt u details lezen over de rapporten, aanhef en selectie bestand.
De keuze (6) voor Basis instellingen volgt de naamgeving van de rapportkeuze. Mocht u evenwel overschakelen van Brief naar E-mail dan wordt u aangeraden om ook keuze 6 aan te vinken.

De bijzonderheid van dit sjabloon is dat u aanvullingen kunt doen op de gemaakte deelselectie. Begint u dus met het nageslacht van een persoon, dan kunt u rustig daarna (als u het sjabloon overnieuw start) personen toevoegen uit een of meerdere categorieën van de overige feiten, of verwijderen. Dat alles totdat u de gewenste selectie heeft voor het geheel.

Aan de hand van het onderstaande kunt u de diverse mogelijkheden zien. Na uw keuze ontstaat een gericht invoer- of klikvenster.

Voor correspondentie zijn briefteksten nodig. Dat kan éénmalig zijn maar ook voor mailings, waarvan de tekst bewaard moet blijven.
Met de term 'Concept' wordt aangegeven dat de tekst voor iedere iteratie blijft staan, tenzij deze overschreven wordt door een bestaande brief uit het archief op te halen of door met 'opslaan als' naar het archief wordt overgezet. Door iets uit het archief te halen wordt de brief wederom een concept!
Bij zowel de brieven als voor e-mail zijn een aantal instellingen voor briefhoofd e.d. benodigd. Zo zal er bij het aanvinken van een onderwerp een nieuw venster geopend worden waar de tekst ingevuld kan worden. Deze zijn vrijwel gelijk zij het bij e-mail geen briefhoofd nodig is maar wel de naam van uw smpt server en usernaam. De server-naam kunt u in de Mail instellingen van het Configuratiescherm van uw PC zien.


In het geval dat u het concept 'opslaat als' zal een briefnaam worden gevraagd. Daarna kunt u deze brief weer als concept uit het archief halen en bewerken.
Bij de concepten heeft u twee keer de gelegenheid om een tekst in het archief 'op te slaan als'. Het verschil is dat opslag naar het archief betekent dat de concepttekst verwijderd wordt.



Uitvoerbestanden

In de blauwe balk van het nevenstaande venster kunt u het pad zien waar de rapportuitvoer zal worden opgeslagen. Deze map wordt ook wel 'doelmap' genoemd. U kunt dit volledige (hoofd)pad zien bij het Menu Instellingen en wel bij de Rapporten --> Bestanden en het onderdeel 'Rapport uitvoer'.
Om naar deze instellingen te gaan kunt u gebruikmaken van de toetscombinatie " CTRL + i "

Dit sjabloon vraagt een extra naam, die daaraan wordt toegevoegd.


Wordt in de instellingen 'Verander (getoond padnaam)' aangevinkt dan zal ingave van een submapnaam gevraagd worden.

De ingave wordt gecontroleerd op door Windows niet toegestane tekens in een mapnaam. Als deze er wel zijn dan volgt een foutboodschap en er zal wederom naar de submap worden gevraagd.

In de uitvoermap komen de volgende rapporten
  • adressen.html en postcode.html, adressen overzicht gesorteerd op naam of postcode.
  • adressen_control.html, adressen overzicht nageslacht.
  • rechtover.html, een lijst met alle adressen.
  • etiketten.doc of etiketten.xls of etiketten_dymo.xls, de etiketten, klaar voor verdere verwerking.
  • mailingxx-xx-xx.doc, het bestand met de brieven, waarbij de xx-xx-xx staat voor de datum van aanmaak.
  • aldfaer.csv, een kommagescheiden bestand, geschikt om als adresboek in thunderbird ingelezen te worden .
  • verstuur_mailsend.cmd, een bestand ter aansturing van mailsend.exe
  • mailsend.exe, een programma mailsend.exe dat mail verzorgt.
  • mail_send.html en mailsend_tekst.cfg, de (mail)tekst genoemd in het cmd bestand
  • gereed.html, indien etiketten/brieven aangevraagd zijn wordt aan het eind van het sjabloon een gereedmelding getoond.
  • mail_personal_settings.cfg, een bestand met de persoonlijke instellingen die bij een volgende start van het sjabloon gebruikt gaan worden.
  • log.html, iedere stap in de uitwerking van het sjabloon wordt voor eventuele onderhoudsdoeleinden vastgelegd.

Rapportmogelijkheden:

Het sjabloon heeft vier hoofdfuncties waarbij diverse rapportmogelijkheden aanwezig zijn.

  • Adressen op naam of postkode
    Een overzicht van alle adressen. Het adres is zoals dit is weergegeven bij de persoon. Bij de 'naam-adres-woonplaats' zal bij een vrouw met relatie altijd gezocht worden naar het adres zoals weergegeven bij de partner, tenzij die relatie beëindigd is.
  • Adressen nageslacht
    De lijst is identiek aan de voorgaande met een extra toevoeging van het generatienummer. Dat is handig voor de volledigheid. Met deze lijst kunt u zien wie er binnen een nageslachtselectie nog geen adres heeft.
    De adressen staan gesorteerd op generatievolgorde.
    De lijst werkt alleen bij de selectie voor het nageslacht.
  • Lijst met alle adressen
    Deze keuze zorgt er voor dat alle adressen, inclusief alle oude adressen, gelijst worden.

  • Etiketten Excel
    Alle adressen worden geëxporteerd naar Excel. Vanuit Excel kunnen deze opgepakt worden naar andere applicaties.
    Het exportbestand heeft de extensie .xls. Het blijft echter een zogenaamd kommagescheiden txt bestand dat wel herkend wordt als .xls.
    Ook te gebruiken in OpenOffice CALC
    Klik hier voor een beschrijving hoe een Excel bestand verder afgewerkt kan worden. (wordt geopend in Uw browser)
  • DYMO printer
    Alle adressen worden geëxporteerd naar Excel.
    De adressen staan gesorteerd op postcode en ingeval er dubbele adressen zijn staat het duidelijk vermeld.
    Deze uitdraai is uitermate geschikt om bijvoorbeeld op uw dymo-labelprinter af te drukken.
    Bij dit Excel bestand ziet u bovenin een instructie hoe alle etiketten naar DYMO over te hevelen.
  • Etiketten WORD 2000
    Deze keuze zorgt er voor dat alle adressen naar een WORD (2000 of hoger) document geschreven worden.
    Bij dit WORD bestand ziet u bovenin een instructie hoe alle etiketten op de pagina te laten passen.
    Dit is ook toepasbaar in OpenOffice.
  • Brieven in WORD
    Bij deze keus wordt één bestand met een of meerdere brieven in Word gemaakt. De tekst, briefhoofd, aanhef enzovoorts kan bij de hoofddialoog ingegeven worden.
    Het is uitermate geschikt voor mailings omdat de concepten vastgelegd worden in een brieven-archief.
    Vóórdat het brievenbestand wordt afgedrukt is er nog een mogelijkheid om een afdruklijst met briefvoorbeeld te zien dan wel de export naar Word. Op die manier is er gelegenheid tot controle.
    Afhankelijk van de hoeveelheid tekst en witruimte kan het zijn dat de onder en/of bovenmarge in Word bijgesteld moet worden, waardoor e.e.a. op één pagina past.
  • Lijst met aanklikbare e-mail adressen
    Indien op het e-mailadres geklikt wordt dan zal het mailprogramma geopend worden en kan de mail, met tekst, verzonden worden.
    Voor de e-mail wordt het Overig feit met de categorienaam 'email' gebruikt. In het notitieveld moet het emailadres vermeld zijn. Mocht u zelf al deze emailadressen hebben vastgelegd, maar op een andere manier, dan kan dit sjabloon met een hook overschreven worden in een bestandje 'DialogenHook.asjl' welk u in de /Lib user/ plaatst. Het gaat daarbij om de functie _dia_fact_email die in de \Lib\DialogenOpbouw.asjl staat.
    Het sjabloon gaat er vanuit dat er meerdere e-mailadressen voor een persoon kunnen zijn. Als er meerdere e-mailadressen zijn wordt de laatste genomen. Deze laatste wordt aan de hand van de startdatum bepaald. Is er sprake van een voorkeur e-mailadres geef deze dan de jongste datum.
    Op de lijst met aanklikbare adressen wordt dan ook aangegeven of er meerdere e-mailadressen bij een persoon aanwezig zijn.
    Let op!Als het e-mailadres in Aldfaer is opgeslagen in de bekende constructie 'nt' inclusief de mailto: en of vermelding van het subject, dan wordt dit ook als een geldig adres genomen.
    Let op!Omdat tekst-afhandeling per emailprogramma in combinatie met uw browser anders is, zal de tekst vaak als één aaneengesloten tekstblok in de e-mail komen. Dat kunt u zelf corrigeren.
  • Adresboek voor Thunderbird
    er wordt een zogenaamd csv bestand gemaakt dat, op dit moment alleen Thunderbird, ingelezen kan worden als een Adresboek. Met TB kan dit verder afgehandeld worden.
  • Versturen vanuit de doelmap
    Een commandbestand wordt gemaakt. Door het cmd bestand in de doelmap te activeren zal de mail worden verzonden. De tekst is een bijsluiter van de e-mail.


De jumplink
In dit rapport kunt u klikken op de persoonsnaam. Dat heeft als gevolg dat deze hoofdpersoon getoond wordt, zodat u makkelijk daar verder een beoordeling kunt doen. U kunt vervolgens weer teruggaan naar de lijst om de eerstvolgende persoon op die lijst te beoordelen. Dat kan op twee manieren.
  • U werkt met verkleinde vensters, dat wil zeggen dat u op uw scherm zowel een stukje van het Aldfaer hoofdscherm ziet als een stukje van het rapport. Na beoordeling van het hoofdscherm klikt u op het zichtbare deel van het rapport en kunt u daar verder gaan. Het rapport wordt niet gesloten.
    Verkleinde vensters kunt u bewerkstelligen door in de hoek van een venster te klikken totdat u pijltjes ziet en dan de muis ingedrukt te houden en dan naar binnen te verslepen.
  • In het andere geval kunt u na de beoordeling van de hoofdpersoon weer terugkeren naar het rapport; enerzijds door in de werkbalk van Aldfaer te kiezen voor "Venster" en daar te klikken op het rapport of anderzijds met de toets F9 een opgave te zien van de openstaande Aldfaer vensters en dan te kiezen.

Vormen van naamgeving in het n.a.w.

  • De heer J.J. Akker (partner apart)
    Zowel de heren als dames en/of partners krijgen elk deze notatie. Er kunnen dus dubbele adressen ontstaan die handmatig uit het etikettenbestand gehaald moeten worden.
  • Jan Akker (partner apart)
    Zowel de heren als dames en/of partners krijgen elk deze notatie. Er kunnen dus dubbele adressen ontstaan die handmatig uit het etikettenbestand gehaald moeten worden.
  • Dhr en mevr. Akker (geen partner adres)
    Bij de mannelijke partner in het bestand wordt deze notatie gebruikt. Zorg dat het adres bij de man is ingevuld. Gelet op de breedte van een etiket is voor de afkorting gekozen. Er ontstaan geen dubbele adressen voor partners.
  • Jan en Annie Akker (geen partner adres)
    Bij de mannelijke partner in het bestand wordt deze notatie gebruikt. Zorg dat het adres bij de man is ingevuld. Er ontstaan geen dubbele adressen voor partners.
  • De familie J.J. Jansen (geen huisgenoten)
    Bij de mannelijke partner in het bestand wordt deze notatie gebruikt. Zorg dat het adres bij de man is ingevuld. Er ontstaan geen adressen voor partners en de thuiswonende kinderen.
    Kinderen die nog geen partner hebben worden als thuiswonend aangemerkt, tenzij zij een ander adres hebben als hun vader.
  • Dhr J.J. Jansen en mevr. K. van Oosten (partners)
    Bij de mannelijke partner in het bestand wordt deze notatie gebruikt. Zorg dat het adres bij de man is ingevuld. Er ontstaan geen adressen voor partners en de thuiswonende kinderen.
    Kinderen die nog geen partner hebben worden als thuiswonend aangemerkt, tenzij zij een ander adres hebben als hun vader.

    Let op!!
    De notatie "Familie" wordt alleen maar gebruikt als er kinderen van de persoon aanwezig zijn. Bij een gezinsselectie zal dus de ouder wèl de notatie "Familie" maar de kinderen (die eventuele kinderen hebben) zullen niet daarmee aangeduid worden omdat hun kinderen niet in de selectie zitten. Bij een selectie van "Nageslacht" dus weer wel.

Naast de bovenstaande naamgeving in de adreslabel is er een aparte aanhef voor de brief- of emailtekst.


Deelselectie

Let op!
In dit sjabloon wordt een groep opgebouwd van de initiele keuze, bijvoorbeeld een nageslacht, waaraan vervolgens meerdere andere deelselecties en/of een categorie aan toegevoegd en personen verwijderd kunnen worden. Deze groep blijft opgeslagen totdat u bewust kiest om een Nieuwe deelselectie te maken. Indien u een nieuwe selectie wilt moet u dus 'Verander selectie ....' in de hoofddialoog aanvinken.

Het gehele bestand kan verder uitgesplitst worden naar kleinere delen, bijvoorbeeld voor alleen het nageslacht van een persoon of van een familie. Uitgangspunt is een soortgelijke selectie als in Aldfaer, hoewel bij sommige rapporten voor een aangepaste selectie kan worden gekozen.
  • Volledig bestand: alle personen
  • Uitsluitend overledenen:alle overledenen, waarschijnlijk ovl en personen met toestemming
  • Nageslacht oudste voorvader van hoofdpersoon: oudste voorvader en de mannelijk- en vrouwelijke lijn
  • Bestand op te geven naam(namen) (sorteer als): alle personen van die sorteer als naam/namen
  • Nageslacht hoofdpersoon: zijn/haar ouders, partners en ex-partners, kinderen/partners , schoonouders
  • Gezin hoofdpersoon: partners,ex-partners en kinderen
  • Hoofdpersoon en partners: partners en ex-partners
  • Voorgeslacht van hoofdpersoon: (voor)ouders, partners en ex-partners, zijn/haar kinderen
    Bij deze kwartierstaat wordt gelet op de Instellingen voor Kinderen en Getuigen. Indien de 'Kinderen' aan staan, dan worden ook alle schoonouders in de verzameling opgenomen.
  • Voor- en nageslacht hoofdpersoon: voor- en nageslacht van de hoofdpersoon
    Deze keuze komt geheel overeen met de Aldfaer groep Voor- en nageslacht en, als de getuigen in de instellingen zijn aangevinkt worden deze ook meegenomen.
 
Er is één selectie die een nadere toelichting behoeft: de selectie van een of meer bepaalde naam/namen volgens de 'sorteer als' methode.
Na het aanvinken volgt een venster met twee mogelijkheden;
  • Namen overnieuw vaststellen en vervolgens selecteren.
    De gemaakte keuze wordt vastgelegd in de persoonlijke instellingen.
  • Eerder vastgelegde namen gebruiken.
Nadat er gekozen is voor een nieuwe totaal selectie zal het programma altijd de laatste keuze voorstellen, tenzij de gebruiker anders wil.

Na het aanvinken van het nieuw opbouwen van namen volgt een venster met de beginletters van de familienamen, waaruit één of meerdere letters aangevinkt kunnen worden. Het daarop volgende venster geeft de corresponderende familienamen.


 

Valid XHTML 1.0 Strict Versielog

VersieDatumAktie
6.06.319-01-2011Er kon niet gekozen worden voor een andere aanhef. Dit is hersteld.

6.06.219-11-2010Aansluiting aan bibliotheek versie 6
Voordat een brief uit het archief wordt gehaald wordt gecontroleerd of er een concept aanwezig is. Zo ja wordt gevraagd of het concept eerst opgeslagen moet worden.
Verbetering bij het ophalen van een brief uit het archief.

5.06.1 08-08-2010 Het sjabloon ging er vanuit dat er slechts één emailadres voor een persoon zou zijn. Nu wordt, als er meerdere e-mailadressen zijn, de laatste genomen. Deze laatste wordt aan de hand van de startdatum bepaald.
Op de lijst met aanklikbare adressen wordt nu ook aangegeven of er meerdere e-mailadressen bij een persoon aanwezig zijn.
Als het e-mailadres in Aldfaer is opgeslagen in de bekende constructie 'nt' inclusief de mailto: en of vermelding van het subject, dan wordt dit ook als een geldig adres genomen.

5.06 25-06-2010 Een nieuwe functionaliteit is toegevoegd waardoor men rechtstreeks vanuit dit sjabloon een email kan verzorgen voor één persoon dan wel een groep van personen.

Met dank aan Wim Rozendaal voor de hulp bij het vinden en opzetten van mailsend.exe zodat die mogelijkheid toegevoegd kon worden aan dit sjabloon.
Als een brieftekst is gemaakt dan kan deze voor een volgend gebruik opgeslagen worden. Zijn er meerdere briefteksten dan kan een oude brieftekst weer geactiveerd, eventueel gewijzigd of verwijderd worden.
5.05 07-06-2010 Het sjabloon is uitgebreid met diverse functies om aan een eerder gemaakte selectie personen toe te voegen en/of te verwijderen. Daardoor kan bijvoorbeeld eerst een nageslacht worden geselecteerd en bij een volgende uitdraai iedereen die aan een bepaalde categorie feit voldoet aan dit nageslacht worden toegevoegd.
Mede daardoor is het ook mogelijk om alle deelselecties toe te passen, zoals 'alleen overledenen' ; 'kwartierstaat' ; 'voor- en nageslacht groep'.
5.04.52-06-2010 Thuiswonende kinderen krijgen hun roepnaam in de lijsten

5.04.4 18-05-2010 Etiketten voor Word, Dymo en Excel liepen niet geheel parallel.
De fout dat de aanhef voor gescheiden vrouwen in het adres van de laatste partner resulteerde is hersteld
Aan diverse lijsten is een telling toegevoegd, die met het aantal etiketten vergeleken kan worden.
5.04.3 18-05-2010 In de rechtoverlijst werd ten onrechte alleen het laatste adres vermeld.

5.04.2 06-03-2010 helpbestand via internet
logging doorgevoerd
de hyperlinkmogelijkheden teruggebracht tot de jumplink
gereedmelding aangebracht voor non-html lijsten
versievereiste naar 4.2

4.04.122-01-2010Generatiebeperking opgeheven.

4.04.012-02-2008Snelkoppeling laatste rapport.

4.3.028-11-2008aansluiting bibliotheek 4.
Adressering van weduwnaar/weduwe aangepast.

2.609-08-2008HTML strict gemaakt.
Look bijgewerkt.
Adressering van een weduwe verbeterd naar haar meisjesnaam.

2.5122-01-2008 Inbouw van alle adressen, incl oude.
herstel niet meer bestaan van S_bezwaar
toevoeging van 6e notatiemogelijkheid
REGEL 1087 div AFVRAAG weggehaald

2.402-11-2007Aansluiting aan de nieuwe versie DialogenOpbouw.asjl

2.3 11-06-2007 Bij adressen nageslacht wordt het DESCNUM vermeld.
Bij de adressenlijst is de Link doorgevoerd
DialogenOpbouw helpteksten toegevoegd

2.2 02-06-2007 Doorvoering van nieuwe DialogenOpbouw, met name algemene DIA teksten
Idee van Carel gevolgd om maar één hook voor de instellingen te gebruiken
Status Aldfaer PF nagaan

2.111-02-2007 Initiele versie ombouw naar DialogenOpbouw
15-02-2007 Drastische aanpassing i.v.m. uitbreiding selecties "Familie" e.d.

1.115-06-2005 Door een dialoog kunnen nu drie sjablonen tot één verweven worden.

1.022-12-2004Initiele versie, COPY van de leverancierslijst